1. Purpose of the METF
The APC Member Engagement and Travel Fund (METF) aims to support member-driven skills sharing, and planning for collaboration among APC members, as well as members’ participation in events organised by others.
Online collaboration can be very powerful, but it has limitations. Over the decades, the APC network has grown significantly in size and geographic reach. And while this increases opportunities for working together, it makes effectively facilitating collaboration and exchange more challenging. The METF supports APC member and staff travel and face-to-face meetings when effective collaboration requires it. Its goal is to make it possible for members to:
a) Meet for activities such as:
- Skills sharing or training
- Emergency technical assistance
- Problem solving
- Technical development
- Project planning and development
- Strategic planning
- Service and product development.
b) Attend events organised by others (e.g. conferences and workshops) where members’ participation in these events contributes to strengthening and/or diversifying the APC network and to achieving APC’s strategic priorities.
2. What does the METF support?
The scope of METF support is described in detail in the table below.
| ITEM | ¿HAY APOYO DISPONIBLE? | OBSERVACIONES / EXCEPCIONES | |
| (SI) o (NO) entre paréntesis significa que bajo determinadas circunstancias hay excepciones posibles – ver columna de “observaciones/excepciones”. | |||
1. | Viaje de larga distancia | SI | |
2. | Gastos de alojamiento | SI | Los miembros pueden solicitar apoyo para sus gastos de alojamiento. De todos modos, deben demostrar que piden apoyo para alojamiento en un hotel de precio razonable (en una ubicación dada). Los recursos del fondo deben usarse con responsabilidad y consideración. Se alientan los alojamientos compartidos y solidarios |
3. | Costo de visa | SI | Puede solicitarse al METF el costo de la visa. |
4. | Seguro de viaje | SI | Puede solicitarse al METF el costo de seguro de viaje durante el tiempo que dure el evento apoyado por el METF. APC no espera que nadie se traslade sin un seguro de viaje apropiado. |
5. | Costos de vacunación | SI | Pueden solicitarse al METF los costos de las vacunas necesarias para viajar a determinados países. |
6. | Traslados locales | (SI) | Puede utilizarse el METF para traslados locales (p.ej. desde y hacia el aeropuerto) solo cuando el costo exceda los USD 50. En estos casos, los primeros USD 50 deberán ser cubiertos por el miembro y el METF cubrirá la diferencia. |
7. | Viáticos diarios | (NO) | En principio, el METF no cubre viáticos. Sin embargo, cuando viajan a países donde los gastos diarios son altos, los miembros pueden solicitar a APC que compense esos costos. Es responsabilidad del miembro cubrir los primeros USD 50/día, pero cuando el promedio de gastos diarios en un país excede USD 50, los miembros pueden solicitar apoyo del METF para cubrir la diferencia. Por ejemplo, si los gastos diarios en Nueva York son de USD 80/día, el METF puede cubrir USD 80-50=30/día. El personal estimará los gastos diarios para los destinos de viaje más comunes y pondrá esas estimaciones a disposición de los miembros y se podrá consultar al equipo de finanzas las tarifas para cualquier otra localidad. |
8. | Participación de varios representantes de una organización miembro en un evento | (NO) | El METF sólo financiará la participación de un representante por organización miembro a cualquier evento. De todos modos, si los costos de viaje son bajos, se puede solicitar la financiación de más de un representante. |
9. | Alquiler de local de reunión | NO | El METF no provee apoyo para cubrir los costos de alquiler de local de reunión. |
10. | Equipamiento y suministros e oficina | NO | El METF no provee apoyo para equipamiento y suministros de oficina. |
11. | Tiempo personal (salarios) | NO | Cada miembros se beneficia de diversas maneras a través de los viajes apoyados por el METF. METF no pagará sus horas de trabajo ni el tiempo utilizado en viajes. |
Excepciones
Cuando a los miembros les resulte difícil cubrir su parte de los costos asociados a un viaje (los costos no cubiertos por el METF), pueden, excepcionalmente, solicitar apoyo adicional. De todos modos, el principal factor que se tendrá en cuenta para decidir si se hace la excepción es el costo total del viaje. En otras palabras, cuando los costos totales abonados por el METF sean bajos (p.ej. por debajo de USD 1.000) es más probable que se aprueben los gastos adicionales. El propósito de esta disposición es asegurar una distribución equilibrada y justa del apoyo del METF.
3. ¿Quiénes están en condiciones de recibir apoyo del METF?
El apoyo del METF sólo estará disponible para organizaciones miembro de APC.
Solo los miembros de APC en situación regular podrán recibir apoyo del METF. Esto quiere decir que la organización miembro no tendrá con APC deudas u otros pagos pendientes, trabajos pagados pero aún no entregados, ni deberá informes financieros o narrativos de actividades anteriormente apoyadas por APC.
4. Principios generales para el uso del METF
Las asignaciones individuales nos deberían exceder USD 2,500 por persona involucrada en un intercambio de miembros o que viaja a un evento organizado por otros. De todos modos podrá haber excepciones en casos donde se provee constancia de que aún las tarifas aéreas y de alojamiento más económicas sobrepasan esa suma y estos costos extra están justificados.
- El presupuesto del METF tiene como principio la responsabilidad compartida y el compromiso. Esto en la práctica significa que se alienta a los miembros a que contribuyan tanto como puedan a los costos de su participación en un evento o intercambio.
- El METF cubre los costos de viaje aéreo de ida y vuelta (en económica) y alojamiento en hotel con tarifa razonable (de acuerdo a la localidad). Para más detalles, ver la tabla de arriba.
- En general, el METF solo cubre la participación de un/a representante en un evento dado, aunque bajo determinadas circunstancias podrá financiar a más de un/a representante (por ejemplo, cuando los costos de participación de cada representante sean bajos).
- En general, el METF sólo financiará la participación del miembro en un solo evento durante el año calendario. Sin embargo, bajo determinadas circunstancias (como fondos subutilizados) un miembro podrá solicitarlo aplicar para una segunda vez.
- Los miembros cuyo viaje haya sido financiado por el METF deberán cumplir con sus obligaciones de informar o compartir en la red dentro de las tres semanas siguientes a la finalización del evento. Ver detalles en la sección “7.2 Compartir los resultados de la colaboración y el viaje financiado por el METF”.
5. Dónde y cuándo solicitar
- Las solicitudes pueden enviarse en cualquier momento. Las solicitudes de apoyo técnico de emergencia deben estar claramente señaladas.
- Las solicitudes para intercambio de miembros deben remitirse completando el formulario en línea (en inglés). Contacta con mef@apc.org si tienes dudas de cómo acceder.
- Por razones de contabilidad, todas las solicitudes deben ser remitidas por el/la primer representante del miembro ante el Consejo de APC.
- Las solicitudes son revisadas por la Junta Directiva de APC con apoyo de personal de APC. Nuestra intención es brindar una respuesta rápida. Estimamos que el proceso de revisión y notificación no debería tomar más de dos o tres semanas desde la fecha de recepción de toda la información requerida.
- Se recomienda solicitar formalmente el apoyo del METF cuatro semanas antes del viaje planificado, como mínimo. En particular cuando quienes revisan deben evaluar múltiples solicitudes a la vez, no podremos garantizar que su solicitud sea revisada a tiempo.
- Se incluirá información actualizada acerca de las solicitudes y sus asignaciones en espacios exclusivos para miembros en apc.org.
5.1 Criterios de selección para envío de solicitudes
- Sólo podrán presentarse miembros de APC que estén al día con sus obligaciones de miembros.
- En el caso de solicitudes de intercambio de miembros, éstas deben ser remitidas por todos los miembros que participan del intercambio.
- Quienes soliciten apoyo del METF deben comprometerse formalmente a compartir los resultados de su viaje con el resto de la red, ya sea mediante un informe, una entrada de blog enviada a APC.org, organizando un webinar u otro formato acordado para compartir resultados.
- Se brindará apoyo sólo a viajes para eventos directamente relacionados con iniciativas de la red de APC y que contribuyan a las prioridades estratégicas de APC (en particular eventos donde se planifican estrategias conjuntas y en los que el miembro que viaja represente a varios otros miembros de la red).
- Se esperade quienes soliciten apoyo para viajes que exploren las oportunidades de que su viaje contribuya a un mayor trabajo en red y colaboración en APC. Este tipo de planes deben estar claramente mencionados en la solicitud.
5.2 ¿Qué información debe incluirse en la solicitud?
Quienes solicitan apoyo del METF deben explicar con claridad qué necesidades satisface el intercambio o de qué manera su viaje a un evento determinado beneficia a la red. Los/as solicitantes deben consignar en qué forma el viaje o intercambio:
- Incrementará las capacidades de una o más de las organizaciones participantes
- Ayudará a resolver problemas
- Responderá a una emergencia técnica o de otra clase
- Contribuirá a desarrollar proyectos colaborativos
- Beneficiará de alguna otra forma a las organizaciones participantes
- Ayudará a APC a involucrarse en una nueva iniciativa o asociación (en el caso de apoyo para viajes a eventos)
- Avanzará el trabajo de APC en cualquiera de sus áreas de prioridad estratégica.
*Se espera que los intercambios de miembros satisfagan tantas necesidades de esta lista como sean posibles, pero no necesariamente todas.*
En el caso de intercambios/reuniones de miembros, los/las solicitantes deben explicar claramente por qué se prefiere colaboración presencial en vez de en línea y cómo se utilizará la colaboración en línea para la preparación y el seguimiento. Junto con la solicitud se proveerá un plan en borrador del intercambio/reunión de miembros, que incluirá una descripción de cómo los miembros participantes planean compartir los resultados de la reunión con el resto de APC.
6. ¿Cómo funciona el proceso de selección?
6.1 Criterios de apoyo del METF
Todas las solicitudes que cumplan con los criterios del METF e incluyan toda la información requerida recibirán apoyo en la medida en que haya fondos suficientes. APC asesorará a los/las solicitantes para que incluyan toda la información requerida antes de que la solicitud sea remitida al equipo de revisión.
Los principales criterios de selección que se tienen en cuenta en la adjudicación de los fondos, en particular cuando estos son escasos y es necesario priorizar solicitudes, son los siguientes:
- Contribución de la participación del miembro en un evento a las prioridades estratégicas de APC
- Beneficios demostrados de la participación del miembro para su propia organización y para la red de APC
- Calidad del plan para compartir los resultados del viaje apoyado por el METF con la red de APC
- Apoyo del METF en años anteriores
Las organizaciones que aún no hayan usado recursos del METF tendrán prioridad cuando se evalúe su solicitud. Esto no implica que no se puedan presentar miembros que hayan utilizado el fondo con anterioridad. Algunos proyectos sin duda necesitarán reuniones de seguimiento y colaboración. Sin embargo, cuando los fondos disponibles no sean suficientes para satisfacer todas las solicitudes, tendrán preferencia quienes no se hayan beneficiado del METF con anterioridad.
- Equilibrio regional
El equipo de revisión intentará mantener en el largo plazo un equilibrio entre las regiones. De todos modos, anticipamos que la colaboración no siempre tendrá la misma intensidad en todas las regiones al mismo tiempo. Por ejemplo, cuando haya una reunión regional de miembros, es de esperar que se presenten varias solicitudes de esa misma región.
Si su solicitud de intercambio de miembros no recibe apoyo en un determinado momento, puede volver a solicitar financiación una vez que el fondo se haya renovado.
6.3 Transparencia en el proceso de solicitud
El grupo de trabajo del METF es una comisión asesora establecida por la Junta Directiva de APC. Lo componen voluntarios de la Junta Directiva del APC, el Consejo de APC, la directora ejecutiva de APC, la directora de operaciones y otro personal de apoyo. La coordinadora de desarrollo de la red de APC coordinará el trabajo del grupo. Este será responsable de revisar las solicitudes al METF, tratarlas y tomar decisiones sobre eventuales apoyos del METF. La coordinadora podrá trabajar con los miembros sus solicitudes al METF antes de que sean remitidas para su revisión.
En abril de 2018, el grupo de trabajo del METF cuenta con los/las siguientes integrantes:
- Anriette Esterhuysen
- Chat Garcia Ramilo
- Karel Novotný (coordinador del METF)
- Karen Banks
- Lillian Nalwoga
- Liz Probert
- Osama Manzar
- Valentina hvale pellizzer
7. Condiciones aplicables una vez que se ha otorgado el apoyo
7.1 Permitir que otros miembros de APC se involucren
* Se exhorta a los miembros que deseen solicitar apoyo del METF a compartir sus planes en las listas adecuadas de APC durante las primeras etapas de la planificación. De esta manera podrán maximizar los beneficios de la eventual colaboración y potencialmente incentivar que otros miembros se involucren.
Los miembros cuya iniciativa reciba apoyo del METF deben anunciar sus planes en la lista [apc.members]. Eso posibilita que otros miembros de APC consideren la posibilidad de involucrarse en el intercambio/reunión (cuando corresponda). Aunque no siempre es posible incorporar en una reunión presencial a otros miembros con intereses similares, por lo general existen medios alternativos para involucrarse, desde la participación en línea en tiempo real hasta la colaboración remota en los preparativos del intercambio/reunión apoyado por METF y las iniciativas de seguimiento que de allí surjan.
7.2 Compartir los resultados de la colaboración y el viaje apoyado por el METF
Los miembros son responsables de compartir con la red los resultados de su viaje apoyado por el METF dentro de las tres semanas siguientes al intercambio o evento. Se recomienda que consideren elaborar un plan para compartir los resultados y discutirlos con la coordinación de conocimientos compartidos del equipo de comunicaciones de APC.
El motivo de este informe no es burocrático. En APC tomamos en serio el hecho de compartir el conocimiento y queremos asegurarnos de que a los miembros les resulta útil documentar el intercambio o evento al que que asisten, sin sobrecargarlos, y también de que la red tiene la oportunidad de aprender de la experiencia y, eventualmente, unirse a iniciativas anteriores (si resulta relevante y posible).
7.2.1 Intercambios/reuniones de miembros
Los miembros que participen de un intercambio/reunión con apoyo del METF son responsables de documentar los resultados de su reunión y compartirlos con la red. También se espera que escriban una entrada de blog sobre el intercambio/reunión para publicar en el portal de APC.
Estos resultados pueden incluir historias, materiales de capacitación, documentación y lecciones aprendidas de la colaboración en el proyecto u otras formas de aprendizaje que puedan documentarse y compartirse. Cuando sea relevante, se recomienda que los miembros organicen un seminario web temático como forma efectiva de compartir el conocimiento con el resto de la red. En este caso serán asistidos por personal de APC para la logística del seminario web.
También se anima a los miembros a compartir sus experiencias a través de las diversas listas de correo electrónico temáticas o regionales de APC y/o la sección de blog de APC.org. De esta manera la red de APC no sólo podrá beneficiarse del intercambio de miembros sino también contribuir potencialmente a los proyectos en que los miembros trabajan con socios de APC.
7.2.2 Viajes a eventos
Cuando se utiliza apoyo el METF para viajes a eventos, se pide a los miembros que compartan los aprendizajes del evento con el resto de la red. Esto se puede hacer mediante una entrada de blog en APC.org, un informe interno para miembros o un seminario web.
Cuando varios miembros reciben apoyo para asistir a un evento, se les anima a que elaboren el informe/blog en forma conjunta o a que unan esfuerzos para organizar un seminario web dedicado al evento o a algunos de sus aspectos.
Los informes del METF y otras formas de compartir deberían centrarse en las oportunidades para miembros, las nuevas iniciativas o asociaciones interesantes, tendencias y desarrollos sobre los que los miembros podrían aprender, etc.
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El incumplimiento de compartir el informe requerido (u otro resultado) sobre el viaje apoyado por el MTEF resultará en que su organización sea considerada “en situación no buena con APC” y por lo tanto no sea elegible para posteriores apoyos financieros de APC. Será equivalente a no estar al día con las obligaciones de membresía.
7.3 Uso de fondos e informe financiero
Los miembros deben utilizar los recursos del METF estrictamente para los propósitos declarados en la solicitud y proporcionar a APC un breve informe financiero acompañado de copias de boletos y recibos. La compra de servicios debe cumplir con la política de adquisiciones de APC.
Si una organización que recibió apoyo no cumple con la presentación de los recibos e informes requeridos sin una explicación razonable, puede resultar no elegible en futuras solicitudes al METF o a otros subsidios de APC.
Fondos no utilizados
Los fondos asignados a intercambio de miembros o viajes a eventos que no hayan sido utilizados (ya sea en forma parcial o total) deberán ser devueltos a APC dentro del mes de realizado el viaje apoyado por el METF, salvo acuerdo diferente con el coordinador del METF. Esto incluye situaciones en que el fondo o parte de él queda sin utilizar debido a, por ejemplo, que los/las participantes hayan encontrado opciones de viaje o alojamiento de menor precio, que no hayan podido asistir al evento o reunión o motivos por el estilo.
Si desea más información sobre el METF, por favor diríjase a mef-@-apc.org.
