À côté de tous ceux réservés exclusivement à l’Assemblée des membres d’APC, tous les pouvoirs et les activités d’APC sont exercés et gérés par le conseil d’administration (directement ou, s’ils sont délégués, sous sa direction). Certains de ses droits et de ses responsabilités lui sont conférés par les règlements d’APC, d’autres par les politiques les procédures internes.
Rôles et responsabilités
Voici les responsabilités du conseil d’administration selon les règlements d’APC :
• Étudier et approuver les régimes de rémunération (y compris tous les avantages sociaux) du directeur exécutif et du directeur financier
• Examiner la politique salariale d’APC
• Remettre les rapports financiers annuels à tous les administrateurs et aux membres d’APC conformément à l’article X, section 3, des règlements et dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice financier, soit le 31 décembre.
• Obtenir des audits financiers pour tous les exercices financiers pendant lesquels APC reçoit et accumule des revenus bruts d’au moins deux millions de dollars US et mettre à la disposition de l’avocat général et du public, pour inspection, les états financiers audités dans les neuf mois suivant la fin de l’exercice auquel ils se rapportent et pendant trois ans par la suite.
Le conseil d’administration travaille avec le personnel pour produire le plan d’action d’APC et en surveille la mise en œuvre. Le directeur exécutif gère et dirige les opérations d’APC, contribue à sa stratégie et à sa vision et assume un rôle de leadership et de suivi pour garantir la bonne mise en œuvre des programmes et des systèmes de gestion d’APC.
Comités du conseil d’administration
Le conseil d’administration peut créer le nombre de comités qu’il souhaite, chacun comprenant deux administrateurs ou plus (et seulement des administrateurs), qui servent à la discrétion du conseil d’administration. Les nominations aux comités du conseil d’administration se font au vote majoritaire des administrateurs en fonction. Les comités peuvent exercer tous les pouvoirs que possède le conseil d’administration sauf ceux énoncés à l’article VI, section 1, des règlements.
Les réunions et les mesures prises par les comités sont régies par les dispositions de l’article V des règlements qui concernent les réunions et les mesures prises par le conseil d’administration. En général, ce qui s’applique aux réunions et mesures prises par le conseil d’administration s’applique également aux réunions et mesures prises par les comités. Les procès verbaux des réunions des comités sont conservés et versés aux archives d’APC.
Comités consultatifs
Le conseil d’administration peut établir un ou plusieurs comités consultatifs. Les comités consultatifs diffèrent des comités du conseil d’administration en ce sens que le conseil d’administration peut nommer des administrateurs et/ou d’autres membres aux comités consultatifs. De plus les comités consultatifs ne peuvent pas exercer les pouvoirs du conseil d’administration pour prendre des décisions au nom d’APC, mais sont limités à la formulation de recommandations à l’intention du conseil d’administration ou de ses comités et à la mise en œuvre des décisions et politiques sous leur supervision et leur contrôle.
Sous l’autorité du conseil d’administration, les comités consultatifs peuvent énoncer leurs propres règles relatives aux réunions et décider si des procès verbaux seront tenus.
Un des principaux comités consultatifs d’APC est le Groupe de travail des membres (GTM) qui a pour objectif d’augmenter le nombre des membres d’APC avec la participation des organisations membres actuelles. Les rôles et les responsabilités du GTM sont les suivants :
• Examiner les nouvelles demandes d’adhésion
• Examiner les politiques et procédures d’adhésion
• Identifier de nouveaux membres possibles
• Formuler des recommandations concernant les résiliations.
Comités d’audit
Pour tout exercice financier au cours auquel APC a perçu des revenus bruts supérieurs à deux millions de dollars US, un comité d’audit, compose d’administrateurs et/ou d’autres personnes, doit être nommé par le conseil d’administration conformément à l’article VI, section 3, des règlements. Selon leur composition et leur mode de nomination, les comités d’audit sont traités comme des comités du conseil d’administration ou des comités consultatifs.
Responsabilités du comité d’audit
• Recommander au conseil d’administration d’engager un comptable public agréé indépendant à titre d’auditeur et, le cas échéant, de mettre fin à ses services
• Négocier la rémunération de l’auditeur au nom du conseil d’administration
• Conférer avec l’auditeur pour satisfaire les membres du comité d’audit que les affaires financières d’APC sont en ordre
• Examiner l’audit et décider s’il doit l’accepter
• Approuver la performance des services autres que d’audit fournis à APC par la société de l’auditeur