Fonds pour les échanges et la mobilité des membres (METF)

1. Purpose of the METF

The APC Member Engagement and Travel Fund (METF) aims to support member-driven skills sharing, and planning for collaboration among APC members, as well as members’ participation in events organised by others.

Online collaboration can be very powerful, but it has limitations. Over the decades, the APC network has grown significantly in size and geographic reach. And while this increases opportunities for working together, it makes effectively facilitating collaboration and exchange more challenging. The METF supports APC member and staff travel and face-to-face meetings when effective collaboration requires it. Its goal is to make it possible for members to:

a) Meet for activities such as:

• Skills sharing or training
• Emergency technical assistance
• Problem solving
• Technical development
• Project planning and development
• Strategic planning
• Service and product development.

b) Attend events organised by others (e.g. conferences and workshops) where members’ participation in these events contributes to strengthening and/or diversifying the APC network and to achieving APC’s strategic priorities.

2. What does the METF support?

The scope of METF support is described in detail in the table below.

Exceptions

Lorsqu'il est difficile pour les membres de couvrir leur part des coûts associés aux déplacements (coûts qui ne sont pas couverts par le METF), ils peuvent demander une aide supplémentaire à titre exceptionnel. Cependant, le coût global du voyage est le principal facteur pris en considération pour déterminer si une telle exception est faite ou non. En d'autres termes, lorsque les coûts totaux payés par le METF sont faibles (par exemple inférieurs à 1 000 dollars US), il est plus probable que le soutien des dépenses supplémentaires sera approuvé. L'objectif de cette disposition est de veiller à ce que la distribution du soutien du METF soit équilibrée et équitable.

3. Qui est éligible pour obtenir l'assistance du METF?

L'assistance du METF est disponible uniquement pour les organisations membres d'APC.

Seuls les membres d'APC en règle sont éligibles pour l'assistance du METF. Cela signifie que l'organisation membre ne doit rien devoir à APC : cotisations ou autres fonds impayés, travaux contractuels payés mais non encore livrés, rapports financiers ou narratifs d'activités précédemment soutenus par APC.

4. Principes généraux régissant l'utilisation du METF

Les récompenses individuelles ne devraient pas dépasser 2 500 dollars US par personne impliquée dans un échange de membre ou voyageant à un événement organisé par d'autres. Cependant, des exceptions peuvent être faites dans les cas où il est prouvé que même le billet d'avion et l'hébergement les plus économiques dépasseront ce montant, et que ces coûts supplémentaires sont justifiés.

• Le principe du budget du METF est celui d'une responsabilité et d'un engagement partagés. En pratique, cela signifie que les membres sont encouragés à contribuer autant que possible aux coûts de participation à un événement ou à un échange de membres.
• Le METF couvre les coûts d'un billet d'avion de aller-retour (économie à prix réduit) et de l'hébergement dans un hôtel à prix raisonnable (pour un lieu donné). Voir le tableau ci-dessus pour plus de détails sur l'hébergement.
• En général, le METF finance uniquement la participation d'un représentant membre dans un événement donné, mais dans certaines circonstances, le financement de plus d'un représentant pourrait être possible (par exemple, si les coûts de participation sont relativement faibles pour chaque représentant).
• En règle générale, le METF ne financera un membre que pour la participation à un événement au cours d'une année civile donnée. Cependant, dans certaines circonstances (comme celle des fonds sous-utilisés), un membre peut présenter une nouvelle application au fonds.
• Les membres dont les déplacements ont été pris en charge par le METF doivent se conformer aux obligations de partage / notification au réseau dans les trois semaines suivant la fin de l'événement. Voir la section «7.2 Partage des résultats de la collaboration et des voyages pris en charge par le METF» pour plus de détails.

5. Quand et comment appliquer

• Les applications peuvent être envoyées à tout moment. Les demandes urgentes d'assistance technique doivent être clairement indiquées.
• Les applications pour les échange de membres doivent être soumises en remplissant le formulaire en ligne (en anglais). Écrivez à mef-at-apc.org si vous ne savez pas comment y accéder.
• Pour des raisons de responsabilité, toutes les demandes doivent être soumises par le membre qui est premier représentant au Conseil de l'APC.
• Les applications sont examinées par les membres du conseil d'administration d'APC avec le soutien du personnel d'APC. Nous nous efforçons à avoir un délai d'exécution rapide. Nous estimons que le processus d'examen et de notification ne devrait pas prendre plus de deux à trois semaines à partir de la date à laquelle toutes les informations requises ont été reçues.
• Il est recommandé de demander l'assistance du METF au moins quatre semaines avant la date prévue de votre voyage. Lorsque en particulier, les évaluateurs du METF doivent évaluer plusieurs demandes en même temps, nous ne pouvons pas garantir que votre demande sera examinée à temps.
• Les mises à jour sur les demandes au METF et les attributions faites par le METF seront incluses dans les espaces internes des membres sur apc.org.

5.1 Critères d'éligibilité pour la soumission des candidatures

• Seuls les membres d'APC qui sont à jour avec leurs obligations de membre sont éligibles à faire une application.
• Dans le cas des applications pour les échanges de membres, ces applications doivent être soumises par tous les membres participant à l'échange.
• Les membres qui sollicitent le soutien du METF doivent être prêts à s'engager formellement à partager les résultats de leur voyage avec le reste du réseau, en soumettant un rapport, en publiant un blog/article sur APC.org, en organisant un webinaire ou en partageant les résultats dans un autre format convenu.
• L’assistance pour voyage est fournie uniquement pour les événements directement liés aux initiatives d'APC et aux priorités stratégiques d'APC (notamment les événements où des stratégies conjointes sont prévues, où le membre voyageur représente plusieurs membres ou l'ensemble du réseau, etc.).
• Les candidats de l'assistance pour voyage sont fortement encouragés à explorer les possibilités de voyage afin de contribuer au réseautage et à la collaboration au sein d'APC. Ces plans doivent être clairement indiqués dans la demande.

5.2 Quelles informations devraient figurer dans l’application?

Le ou les appliquant(s) doivent démontrer clairement quel(s) est(sont) le(s) besoin(s) de l'échange, ou comment leur déplacement pour un événement donné profite au réseau. Les appliquant doivent indiquer comment l'échange ou le voyage pour un événement :

• Augmenter les capacités de tous ou d'une des organisations participantes
• Aider à résoudre des problèmes
• Répondre à une urgence technique ou d'une autre forme
• Aider à développer un projet collaboratif/s
• Bénéficier de toute autre manière à l'organisation participante/s
• Aider APC à s'engager dans une nouvelle initiative ou un partenariat (dans le cas d'une assistance pour les déplacements à des événements)
• Faire avancer le travail d'APC dans l'un de ses domaines prioritaires stratégiques.

*Les échanges de membres doivent répondre au plus grand nombre de besoins possible, mais pas nécessairement tous.*

Dans le cas des échanges / rencontres de membres, les candidats doivent expliquer clairement pourquoi la collaboration face à face, contrairement à la collaboration en ligne, est nécessaire, et comment la collaboration en ligne sera utilisée pour la préparation et le suivi. Un projet de plan de base pour l'échange / rencontre des membres devrait être fourni avec la demande. Ce projet devrait inclure une description de la façon dont les membres participants prévoient partager les résultats de la rencontre avec le reste de l'APC.

6. Comment se passe le processus de sélection?

6.1 Critères de l'assistance du METF

Toutes les demandes répondant aux critères du METF et comprenant toutes les informations requises sont soutenues, à condition que le financement disponible soit suffisant. Le personnel d'APC aidera les demandeurs à s'assurer que tous les renseignements nécessaires sont inclus avant que la demande ne soit soumise à l'équipe qui fait la revue.

Les principaux critères de sélection qui ont un impact sur l'attribution des subventions du METF, en particulier lorsque les fonds sont faibles et que certaines demandes doivent être classées par ordre de priorité, sont les suivants:

• Contribution de la participation des membres à un événement donné aux priorités stratégiques d'APC
• Avantages démontrés de la participation des membres pour leur propre organisation et pour le réseau APC
• Qualité du plan de partage des résultats des voyages soutenus par le METF avec le réseau APC
• L'attribution du METF dans les années passées

Les organisations qui n'ont pas encore utilisé les ressources du METF seront favorisées lors de l'évaluation de leur candidature. Cela ne signifie pas que les membres qui ont déjà utilisé le fonds ne devraient pas postuler. Certains projets peuvent évidemment nécessiter des réunions de suivi et de collaboration. Néanmoins, lorsque les fonds disponibles ne sont pas suffisants pour répondre à toutes les demandes, ceux qui n'ont pas bénéficié du METF bénéficieront seront prioritaires.

- Équilibre régional

Les examinateurs essaieront de maintenir l'équilibre régional sur le long terme. Cependant, nous prévoyons que la collaboration ne sera pas toujours aussi intense dans toutes les régions en même temps. Par exemple, après une réunion régionale de membres, plusieurs demandes de cette région devraient être attendues.

Si votre demande d'échange de membre ne reçoit pas de l'assistance à un moment donné, vous pouvez présenter une nouvelle demande une fois que le fonds a été reconstitué.

6.2 Transparence dans le processus d'application

Le groupe de travail du METF est un comité consultatif, établi par le Conseil d'Administration d'APC. Il est composé de bénévoles du Conseil d'Administration d'APC et du Conseil d'APC, du (de la) direct(eur)(rice) exécuti(f)(ve) d'APC, du directeur des opérations d'APC et d'autres membres du personnel de soutien. Le travail du groupe est coordonné par le coordinateur de développement du réseau APC. Il est chargé d'examiner les applications du METF, d'en discuter et de prendre des décisions concernant l'assistance éventuelle du METF. Le coordinateur du METF travaille souvent avec les membres sur les applications du METF avant qu'elles ne soient soumises pour révision.

En Avril 2018, le groupe de travail du METF comprenait les membres suivants:

• Anriette Esterhuysen
• Chat Garcia Ramilo
• Karel Novotný (Coordonateur du METF)
• Karen Banks
• Lillian Nalwoga
• Liz Probert
• Osama Manzar
• Valentina hvale pellizzer

7. Conditions qui s'appliquent une fois que l'attribution a été faite

7.1 Permettre aux autres membres d'APC de s'impliquer

* Les membres qui souhaitent demander l'assistance du METF sont encouragés à partager leurs plans dans les listes APC appropriées dès les premières étapes de leur planification. De cette façon, ils peuvent maximiser les avantages de la collaboration éventuelle et potentiellement augmenter la participation des autres membres.

Les membres dont l'initiative a reçu l'assistance du METF doivent annoncer leurs plans dans la liste [apc.members]; Cela permet aux autres membres de l'APC d'envisager la possibilité de leur propre participation à l'échange / rencontre (le cas échéant). Bien qu'il ne soit pas toujours possible d'intégrer d'autres membres ayant des intérêts similaires dans une rencontre face à face, il existe généralement d'autres moyens à participation, allant de la participation en ligne en temps réel à la participation à distance et la collaboration sur les préparatifs des échanges / rencontres qui ont reçu l'assistance du METF et initiatives de suivi qui en découlent.

7.2 Partage des résultats de la collaboration et des voyages pris en charge par le METF

Les membres sont responsables du partage des résultats de leurs voyages ayant reçu l'assistance du METF avec le réseau dans les trois semaines après la fin de l'échange de membres ou de l'événement assisté. Envisagez d'élaborer un plan pour partager les résultats et en discuter avec le coordonnateur du partage des connaissances d'APC ou l'équipe de communication d'APC. 

La raison de ce compte rendu n'est pas l'amour de la bureaucratie. Nous prenons au sérieux le partage des connaissances au sein d'APC et voulons nous assurer que nous trouvons un équilibre où documenter votre échange ou l'événement auquel vous participez est amusant et utile sans surcharger votre temps, tandis que le reste du réseau a la chance d'apprendre de votre expérience et éventuellement rejoindre votre initiative (si pertinent et possible).

7.2.1 Échanges / rencontres de membres

Les membres impliqués dans un échange / une rencontre de membres qui reçoivent une assistance du METF sont responsables de documenter les résultats de leur rencontre et de les partager avec le réseau. Ils doivent également écrire un article/blog sur l'échange / la rencontre pour publication sur le site web d'APC.

Les résultats peuvent inclure des histoires, du matériel de formation, de la documentation et des leçons tirées de la collaboration au projet, ou d'autres formes d'apprentissage qui peuvent être documentées et partagées. Le cas échéant, il est fortement recommandé que les membres organisent un webinaire thématique comme moyen efficace de partager les connaissances avec le reste du réseau. Dans ce cas, ils seront assistés par le personnel d'APC qui pourra organiser la logistique du webinaire.

Les membres sont également encouragés à partager leurs expériences en utilisant les différentes listes de diffusion thématiques et régionales d'APC et / ou la section du blog APC.org. De cette façon, le réseau APC peut non seulement bénéficier de l'échange de membres, mais aussi contribuer potentiellement aux projets sur lesquels vous travaillez avec vos partenaires APC.

7.2.2 Voyages à des évènements

Lorsque vous utilisez l'assistance METF pour voyager vers des événements, les membres sont invités à partager les enseignements de l'évènement avec le reste du réseau. Cela peut être fait via un article/ blog sur APC.org, un rapport interne pour les membres, ou un webinaire.

Lorsque plusieurs membres reçoivent l'assistance pour prendre part à un évènement, ils sont encouragés à développer conjointement le rapport / blog, ou à joindre leurs efforts et à organiser un webinaire dédié à l'évènement ou à certains de ses aspects..

Les rapports du METF et d'autres formes de partage devraient se focaliser sur les opportunités pour les membres, les nouvelles initiatives ou partenariats intéressants, les tendances et les développements que les membres devraient connaître, etc.

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Le non partage du rapport requis (ou d'autres résultats d'apprentissage) de votre voyage ayant reçu l'assistance du METF, conduira votre organisation à être considérée comme «non-affiliée à APC» et donc inadmissible à tout autre soutien financier d'APC. Cela équivaut à ne pas être à jour avec les cotisations des membres.

7.3 Utilisation des fonds et rapports financiers

Les membres doivent utiliser les ressources du METF strictement aux fins énoncées dans la demande et fournir à APC un bref rapport financier accompagné de copies des billets et des reçus d'hébergement. Les achats de services doivent respecter la politique d'approvisionnement d'APC.

Si une organisation à qui l'assistance a été accordée ne fournit pas tous les reçus et rapports requis sans fournir une explication raisonnable, cette organisation peut devenir inadmissible à présenter de futures demandes au METF ou à d'autres subventions d'APC.

Fonds non utilisés

Les fonds non dépensés (partiels ou entiers) accordés pour des échanges de membres ou pour des voyages doivent être retournés à APC dans le mois suivant la fin du voyage ayant reçu l'assistance du METF, sauf accord contraire avec le coordonnateur du METF. Ceci inclut les situations où une partie ou la totalité des fonds restent inutilisés, par exemple lorsque les participants trouvent des options de voyage et d'hébergement moins chères, que les participants ne peuvent pas assister à la réunion ou à l'événement, etc. Pour plus d'informations sur le METF, écrire à mef-at-apc.org.